Svenska Hamnarbetarförbundets rutiner för hantering av personuppgifter

2018-05-04

Rutiner för gallring av personuppgifter

Inträdesblankett
Arkiveras vid utträde eller pensionering, men makuleras inte.

Visma Förening
Medlem raderas ett år efter utträde.
Avliden medlem ligger kvar i registret som inaktiv och raderas på begäran av anhörig.
Kund (som fakturerats för profilmaterial osv) raderas på begäran.

Visma lön
Lönemottagare (oftast medlem som fått arvode) raderas vid utträde, pensionering eller dessförinnan på begäran. Om personen har fått löneutbetalning under innevarande år vid utträdet raderas den efter att kontrolluppgifter för året skickats in.

Underlag för löneutbetalningar
Raderas efter 7 år.

Autogiromedgivande
Makuleras digitalt och/eller fysiskt vid utträde eller pensionering.

Information om kontonummer i Swedbank
Raderas i samband med att uppgifterna raderas ur Visma lön.

Mail med personuppgifter
Raderas när informationen är omhändertagen, skyndsam hantering.

 

Rutiner för att inhämta godkännande att hantera personuppgifter

Inträde
I och med att medlem skriver under inträdesblanketten godkänner denne att förbundet hanterar personuppgifterna.

Löner och arvoden
I och med att personen skriver under arvodesräkningen godkänner denna att uppgifter om som behövs i samband med arvodesutbetalningen hanteras och lämnas till Skatteverket och i vissa fall Fora.

Autogiro
Personuppgiftshantering godkänns genom att skriva under fysisk blankett för medgivande eller genom att själv anmäla autogiro digitalt.

Redovisningslistor
Makuleras efterföljande kalenderår.

Förtroendevalda
Medgivande till att lämna ut kontaktuppgifter till förtroendevalda och skyddsombud lämnas genom att skriva under en blankett för det.

 

Uppgifter till tredje part

Adresslista lämnas till tryckeriet som distribuerar medlemstidningen Hamnarbetaren. Förbundet har ett biträdesavtal med dem.

I vissa fall behöver medlemmars personuppgifter lämnas ut till tredje part. Det händer oftast i samband med att man deltar på kurs eller konferens. Då behöver vi t ex boka resor, boka boende och lämna deltagarlista till eventuellt samverkande studieförbund.